“如果你必須吃掉一只青蛙，不要長(zhǎng)時(shí)間盯著它看。如果你必須連著吃掉三只青蛙，記得要先吃掉最大、最丑的那只。”——博恩·崔西。
如今這個(gè)世界日益復(fù)雜，我們承受的壓力越來(lái)越大。我們很有必要重新審視備受世人推崇的“時(shí)間管理”這個(gè)理念。每天的時(shí)間似乎永遠(yuǎn)也不夠用，不足以讓我們完成所有想完成的事情。那么，為什么有些人總能更有效地利用時(shí)間，從而取得比其他人更大的成就呢？
受本文開(kāi)頭博恩·崔西這段話(huà)的啟發(fā)，我們先把“管理時(shí)間”放到一邊，去“吃掉三只青蛙”吧。此話(huà)怎講？這里說(shuō)的當(dāng)然不是你在餐廳吃的青蛙！相反，我們指的是“三的法則”（The Rule of Three），一項(xiàng)屢試不爽、旨在幫助我們有效使用時(shí)間以獲得杰出成就的策略。想了解更多嗎？那要看你能不能騰出幾分鐘讀完這篇文章。這幾分鐘或許會(huì)重塑你對(duì)“時(shí)間”的理解，你或許將一馬當(dāng)先，讓其他人望塵莫及！如果你想受益于“三的法則”，請(qǐng)立刻做以下五件事情。
■明確你的“三只大青蛙”
問(wèn)自己一個(gè)問(wèn)題：“如果我只能在2014年完成一件將對(duì)我的工作和事業(yè)產(chǎn)生最大影響的事，它會(huì)是什么？”把它寫(xiě)下來(lái)。然后再找出一個(gè)，也把它寫(xiě)下來(lái)。最后再寫(xiě)一個(gè)。這就是你的“三只青蛙”。它們很可能是一些非常重要，需要你持續(xù)保持專(zhuān)注度才能完成的大事。它們又大又丑！把你的注意力縮小到“三大”重要目標(biāo)之后，再開(kāi)始運(yùn)用時(shí)間管理的帕累托定律：“80%的成就源自20%的活動(dòng)。”它意味著，在一個(gè)8小時(shí)工作日，效率的差異往往取決于一小時(shí)。問(wèn)題是：你將如何使用這一個(gè)小時(shí)？
■先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”
我們所說(shuō)的“又大又丑”指的是，這三項(xiàng)目標(biāo)中比其他兩項(xiàng)更重要、更困難的那個(gè)目標(biāo)。歌德說(shuō)：“最重要的事情絕不能受制于最不重要的事情。”為了專(zhuān)注于最重要的活動(dòng)，每天至少在它身上投入你20%的時(shí)間，你需要應(yīng)用史蒂芬·柯維的“時(shí)間矩陣”（Time Matrix）。這套矩陣標(biāo)注了“緊急的”和“重要的”任務(wù)。（以橫坐標(biāo)為“緊急的”，縱坐標(biāo)為“重要的”）
迅速分析這套時(shí)間矩陣之后，你就會(huì)清楚地發(fā)現(xiàn)，最有效的利用時(shí)間方式就是專(zhuān)注于矩陣右上角那些“重要但不緊急的”活動(dòng)。是的，會(huì)有許多人和事以“萬(wàn)分緊急”之名，要求你投入時(shí)間。其中一些也的確比較重要，不能回避。但除非它們與你的某只“青蛙”有關(guān)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，忙碌了一陣子后，你的時(shí)間被一些無(wú)法幫你在優(yōu)先事項(xiàng)上獲取進(jìn)步的事情消耗掉了。耗費(fèi)時(shí)間從事“不緊急，不重要”的活動(dòng)，這種誘惑總是存在，這些充滿(mǎn)樂(lè)趣的娛樂(lè)活動(dòng)只會(huì)“浪費(fèi)你的時(shí)間”，不會(huì)幫助你獲得任何進(jìn)步。
此處蘊(yùn)含的信息是：每天至少投入20%的可用時(shí)間，從事你的“三只青蛙”之一，它們皆是“不緊急，但重要的”活動(dòng)。如果你不這樣做，你就會(huì)身心疲憊，總是被一些緊迫的問(wèn)題和危機(jī)牽著走。簡(jiǎn)而言之，你會(huì)“失控”，任由一些堪稱(chēng)“時(shí)間大盜”的“緊急”活動(dòng)擺布。
■每天保護(hù)自己的“青蛙時(shí)間”
如何確保你每周有足夠時(shí)間專(zhuān)注于那些“又大又丑的青蛙”？答案“非常簡(jiǎn)單，但不容易做到”。它意味著，你需要在你可利用的時(shí)間周?chē)鷦澇霰Ｗo(hù)圈，不惜一切代價(jià)守住這個(gè)保護(hù)圈，以有效利用時(shí)間。簡(jiǎn)單地說(shuō)，“保護(hù)你的時(shí)間”意味著你必須：
□對(duì)一些浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)說(shuō)“不”，比如各種打擾，不必要的電話(huà)，會(huì)議和電子郵件等等。
□在日歷上劃出“青蛙時(shí)間”，給予它“神圣不可侵犯”的地位，這樣你就可以確保專(zhuān)注于優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間。
□關(guān)掉手機(jī)，忽略電子郵件，關(guān)上門(mén)，在允許的時(shí)間內(nèi)“吃掉盡可能多的青蛙”。
如果有人想打斷你，只需向他們解釋?zhuān)@是你的“青蛙時(shí)間”，你晚些時(shí)候會(huì)與他們聯(lián)系。隨著時(shí)間的推移，人們就會(huì)開(kāi)始尊重你集中精力的方式，他們肯定也將注意到你正在產(chǎn)生卓有成效的成果。所以：請(qǐng)務(wù)必保護(hù)你的時(shí)間，專(zhuān)注于重要活動(dòng)，做一個(gè)有效利用時(shí)間的榜樣。
■把“三的法則”應(yīng)用到你的整個(gè)生活
效率不應(yīng)該只體現(xiàn)在與工作有關(guān)的“青蛙”身上。在你生活的每個(gè)領(lǐng)域，確認(rèn)意義重大的“三只青蛙”：
□健康
□家庭
□個(gè)人理財(cái)
□建立關(guān)系
□成長(zhǎng)與發(fā)展
□放松與享受
這些就是史蒂芬·柯維所說(shuō)的“高杠桿”活動(dòng)：相對(duì)于做這些活動(dòng)需要的時(shí)間，它們往往能夠產(chǎn)生更加強(qiáng)大的成果。這正是“三的法則”的真諦所在：圍繞“重要，但不緊急的”高杠桿活動(dòng)組織時(shí)間。
應(yīng)用“三的法則”時(shí)，你可以：
□挑出本年度的“三只青蛙”
□每季度的“三只青蛙”
□每月的“三只青蛙”
□每周的“三只青蛙”
□每天的“三只青蛙”
如果你悉心實(shí)踐這項(xiàng)法則，把20%的時(shí)間投資在這些重要事項(xiàng)上，堅(jiān)持一整年，你就可以取得超出自己想象的成就。而且，你依然可以利用其余80%的時(shí)間來(lái)處理所有那些“急事”。
■創(chuàng)建并嚴(yán)格遵循每天的“待辦事項(xiàng)清單”
一項(xiàng)著名的研究重點(diǎn)考察了世界上最成功的一批人，探尋他們高效率的秘密。經(jīng)過(guò)數(shù)千次采訪，頭號(hào)因素終于浮出水面：他們都有制定每日“待辦事項(xiàng)清單”，還有頻繁審視的習(xí)慣。一天結(jié)束時(shí)，他們都不會(huì)忘記為次日創(chuàng)建新清單。但這還不是全部。他們不僅每天都創(chuàng)建一份“待辦事項(xiàng)清單”，而且還確保每天的“待辦事項(xiàng)”包括對(duì)自己職業(yè)生涯和個(gè)人生活具有重大意義的活動(dòng)。
下面的消息對(duì)許多人來(lái)說(shuō)都是一個(gè)壞消息：你的收件箱不是你的“待辦事項(xiàng)清單”！我們時(shí)常發(fā)現(xiàn)，上班族坐下后，往往首先打開(kāi)電子郵件，然后一件接一件地從事這些事項(xiàng)。當(dāng)然，他們看起來(lái)“很忙”。這個(gè)策略的問(wèn)題在于，它導(dǎo)致你在沒(méi)有事先安排的情況下，隨機(jī)使用時(shí)間，你的工作注定是低效的！到底應(yīng)該怎么辦呢？
□限制你在電子郵件上花費(fèi)的時(shí)間：一天三次，每次用30分鐘處理電子郵件。
□簡(jiǎn)明扼要，態(tài)度誠(chéng)懇地回復(fù)郵件。千萬(wàn)不要使用“全部答復(fù)”！這是最浪費(fèi)時(shí)間的事情之一。
□選擇與你的“三只青蛙”匹配的事項(xiàng)，優(yōu)先處理。
□把一些不太重要的事項(xiàng)放入“跟進(jìn)”文件夾。
讓人們知道你將在稍后聯(lián)系他們，你目前正在專(zhuān)注于從事其他事情。
如果不這樣做，會(huì)發(fā)生什么事情？你會(huì)讓自己淪為“電子郵件的奴隸”。而且你會(huì)發(fā)現(xiàn)，一天到頭，煙冒了不少，但沒(méi)有多少火苗，幾乎沒(méi)有煮熟任何東西！我知道，這聽(tīng)起來(lái)并不容易，有時(shí)確實(shí)不容易做到。一個(gè)大問(wèn)題是：你想一整天盯著電腦屏幕，即刻回復(fù)每個(gè)人，還是想展現(xiàn)工作效率？解決的辦法是：想方設(shè)法地專(zhuān)注于你的優(yōu)先事項(xiàng)。到了年底時(shí)，你不會(huì)因?yàn)椤鞍凑帐占涡颍皶r(shí)回復(fù)了所有郵件”而獲得獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)勵(lì)，也不會(huì)因此得到提拔。
最后分享一點(diǎn)。時(shí)間就是生命。你能在多大程度上利用好時(shí)間將決定你能否有所成就。被動(dòng)、磕磕絆絆地度過(guò)每一天是一種極其痛苦的生活方式。有效率意味著你設(shè)定好自己的立場(chǎng)，每天專(zhuān)注于你的“三只青蛙”，過(guò)濾掉不重要的事情，學(xué)會(huì)說(shuō)“不”，直至你攀上事業(yè)的頂峰。這一點(diǎn)的確不“容易”做到，這是事實(shí)。但光知道這個(gè)事實(shí)是沒(méi)用的。現(xiàn)在的問(wèn)題是：你將如何度過(guò)永遠(yuǎn)也無(wú)法從頭來(lái)過(guò)的余生？只有你自己才能決定。
“我們永遠(yuǎn)無(wú)法真正打破普遍規(guī)律。面對(duì)它們，我們只能不斷重塑自我。”——史蒂芬·柯維
