溝通不只影響一個人的人際關系，在職場上，更影響著團隊的工作效率。在職場上，幾乎每個團隊都花費了接近一半的工作時間在溝通上，包括大小不一的會議，討論，電話以及郵件等諸多類型的溝通，而高管們甚至需要花費80%的時間來溝通，也就是說，職場人士真正解決問題的時間被壓縮到20%。

然而，職場上真的需要如此長的時間來溝通嗎？如此多的溝通難道真的能見到成效嗎？事實上，人們在溝通時，認知往往會有落差，因此，確實需要增加溝通效率達到良好的雙向溝通，才能簡短溝通不浪費的時間。有三個步驟能解決團隊溝通時的認知落差。

1.檢視團隊內的溝通類型
團隊內的溝通類型分兩種，修復溝通與預防溝通。以大部分人最常遇到的開會狀況舉例，若今天某位同事正在臺上提出某項計劃的規劃簡報，在簡報的過程中，臺下大多數的人都邊聽邊點頭、透露出認同的眼神，最后提案也順利通過，會議結束后，這位同事才默默靠過來說：“其實在簡報時，我發現某些人好像不那么認同。”

但在會議當下，這位同事并沒有直接引導相關問題、進一步詢問那些感覺有異議的人，這樣的狀況即是典型的修復溝通。相反地，若這位同事在會議當下感覺不對勁后，便進一步詢問是否有相關問題，引導同事說出覺得有疑慮處，則是預防溝通。

2.理清修復溝通與預防溝通的差異
研究顯示：修復溝通會因為一開始沒有立即解決疑惑點，導致事后需要花比預防溝通多10倍的心力去完成一件事。一般人在做事情時，通常會很直接地感覺到他人的不認可，但大部分的修復溝通者，往往選擇忽略、裝作沒事，而在實際執行上，同個會議室中的人通常都是執行不可或缺的螺絲，一個環節不認可、隨意草草了事，都有可能影響整體的運轉，待到問題發生后，再一個個慢慢解決只會更勞心勞力。

預防溝通的目的，即是預防往后一連串亡羊補牢所消耗的成本，在一切還尚未實際前即詢問、了解、解決，達到真正有效的溝通。

3.將修復溝通轉換為預防溝通
將修復溝通轉換為預防溝通，大部分人可以讓溝通更有效率，避免往后不停召開、綿延到天邊的會議。而要確實做到預防溝通，有三個方法值得借鑒。

⑴面對面的溝通
研究顯示：當主管與員工面對面溝通時，情緒是會有極大感染力的。面對面溝通能夠在第一時間最直接感受到參與者的反應，同時也能讓聽者更容易被報告者的情緒感染，雙向溝通間的阻力便會降低。

⑵有意義的溝通
全公司最厭倦的，莫過于一些無意義的流程會議。然而令人無感的會議，通常問題不只在主管，員工們的參與度更重要，主管應該避免不必要的會議流程、內容等等，而在會議進行當下，若要達到有意義地溝通，參與者需要專注地聆聽報告者并適時地給予回饋，如此一來，溝通才會有來有往，達到開會的意義。

⑶經常性的溝通
經常性的溝通最能有效降低修復溝通。頻率太低的溝通，往往會在各部門執行一段時間后，才在會議上發現整體根本沒有良好地搭配運轉，小至一項新品的推出、營銷、定價，大則容易使得雪球越滾越大，最后難以收拾。溝通應該要能夠經常性地進行，培養參與者間的默契，同時定期確認進度，才能讓每一次的會議都達到精準的預防溝通。