我經常聽到有剛步入職場的小朋友感嘆工作不易，每天起早貪黑，要忙到大半夜才收工回家。
一天24小時，有一多半都是在辦公桌前度過的，當然，怎么安排時間，是我們自己的權利，不過從這件事情上，我倒是覺得我們可以藉此反思一下自己的工作時間，是怎么分配的？
是有意識的安排，還是接受別人對你的安排呢？是一起床就開始打拼，開始當救火隊員，還是有時間給自己做比較深度的思考和長期的規劃呢？
我在新書《幸福的最小行動》中有提到，其實我們每個人，都會有自己每日的能量分布狀況，可能你早上比較有精神、下午比較容易犯困，而這樣的狀況每個人都會有小小的差異。所以你需要主動、有意識地安排自己每日的工作時間。
你的待辦事項清單是錯的
很多人喜歡給自己列待辦事項清單（To-Do List），也有各種App和軟件號稱是最厲害、最齊全的終極待辦事項清單。但坦白說，有多少厲害的系統，也就有多少用這些系統還在拖時間的人。
心理學家發現，當我們列下待辦事項時，這個動作本身會讓人覺得“我已經有了進度”，因此會獲得壓力的紓解和一點成就感。但這個成就感，也往往會讓人松懈，反而不會開始行動。所以有些拖延癥患者很會給自己列待辦事項清單，但一天下來，他們最大的成就，很可能也就是列這個清單。
另一種狀況，就是當待辦事項清單變得太長，反而會債多人不愁，對清單視而不見，或讓人只挑容易完成的項目先做。因為一個需要深思的大案子和一個只需要跑腿的差事同樣都是清單上的項目，做一個算一個，當然比較容易畫掉的項目會是較好的選擇。
事不過三法則
出于以上這幾種心態，你給自己列待辦事項清單時，需要遵守一個很重要的法則，那就是：事不過三法則（The Rule of Three）！
“事不過三法則”的意思是：每天要從你的待辦事項清單里，選出三件事，也只有三件事，來優先完成。一次不要給自己列超過三件事，而且我建議可以這么分配：
第一件事，可以選擇一件容易完成的事情，例如回一封電子郵件，不是太復雜，做完就能輕松劃掉，完成第一關。
第二件事，應該是跟未來計劃有關的，例如為年底的報告做一點研究。這件事未必今天就得做完，但每天增加一點進度，絕對有好處。
第三件事，則是做一件今天必須處理完的事情。
為什么建議這樣安排呢？首先，意志力就像是肌肉，我們的內心也需要暖身。當你在健身時，如果一開始就做強度最大的訓練，肌肉很可能會因此受傷，而且效率也不會太高。先完成一個中低難度的項目，讓自己暖身，循序漸進。
再來，有一種心理現象叫“蔡格尼克效應”（Zeigarnik Effect），指的是我們對未完成的事情總是念念不忘，甚至比起已完成的事更容易被記起。換句話來說，每一件被拖延的事情，其實都會懸在心里，造成內在的壓力。所以，從比較輕松就能夠完成的第一件事開始，得到一點成就感，同時能降低壓力，推動我們繼續往前。接下來，我們就可以把這個持續的動力放在“需要完成，但不是最急迫”的事情上，因為這是平常最容易被拖延的。等你有了一些進度后，再來處理“今天必須完成”的急迫事項。
但你問：“我今天必須完成的事好多喔！可不可以先把最急的事情做完，再來做其他的？”當然，這是你的生活，本來就可以自己做決定。但也試想：正因為原本不急迫的事情被拖到了最后一刻，所以才成為今天的急迫事件，不是嗎？既然這樣，為何不從今天就開始改變呢？是否可以做一些取舍，把一些事項交代給別人呢？
利用“事不過三法則”的好處，是讓你在眾多雜事的清單中，做出選擇和取舍，找出事情的優先級，也不要讓自己被一個過長的清單壓倒。你也可以在每天睡前先列出第二天要做的三件事，這也就減少了早晨思考與做決定的時間，加快你開始工作的效率。
避免“一心多用”
很多職場人士會覺得一心多用很厲害，能同時開好幾個視窗，在不同事項之間迅速跳躍處理，有威風的操控感。
但研究顯示，一心多用并不會讓你更有效率，因為其實我們并不是在同時處理好幾件事，而是不斷地在幾件事之間做注意力的切換。腦部掃描顯示每當我們要切換注意的事項時，至少會動用到四個大腦部位：前額葉皮質轉移聚焦注意力，并選擇要執行的任務，后頂葉負責切換每個任務的規則，前扣帶回檢查錯誤，運動前皮質協調身體動作的改變。這一切都能在1/10秒內完成（真的要給自己的大腦拍拍手），但一天下來若不斷地來回切換，可能會讓你損失40%的工作效率！
所以，拜托不要再一心多用了！這樣反而更容易加重拖延癥。
番茄鐘工作法
我建議你可以試試看“番茄鐘工作法”。這是一個意大利人弗朗西斯科·奇里洛發明的。為什么叫番茄鐘，不是因為意大利人愛吃番茄，而是因為他發明這個工作法的時候，用的剛好是一個番茄形狀的計時鐘。其實你什么鐘都可以用，一般烹飪用的廚房計時鐘最好，若沒有，手機的計時功能也行。
番茄鐘工作法很簡單：首先，請先給自己設一個25分鐘后會響的鬧鐘。然后，就開始專心工作，一次只專注做一件事，并把所有的聊天信息、電子郵件和不相關的視窗都關掉。
25分鐘后鬧鐘響起，就站起來動一動，休息5分鐘。這個方法的重點在此：當你工作的時候，一定要專心，休息的時候，也一定要休息。你可以出去走走，找同事聊天、聽首歌，任何事情都可以，但一定要讓自己離開工作狀態。
25分鐘工作、5分鐘休息，重復4到5個回合，然后再給自己長一點的15分鐘休息時間，就這么簡單！不過我發現它實在很有效，因為當你有了很明確的時間限制，而且又有固定的休息時，更容易集中精神，達成高效率，也更能幫你抵抗分心的誘惑。
雖說老天爺給每個人都一樣，一天24小時，但我們體驗時間的過去，卻是一件非常主觀的過程。
近年來，我的時間管理態度，從之前的“抓緊時間”，演變成現在的“操控時間”。
差別就在于，我以前會把每小時都當作一樣的單位來看待，設法塞得滿滿的，但現在我知道“時間感”是必須有松緊調配的，有時候你需要讓時間慢下來，才能在必要的時候讓時間加速。
學會管理時間，你會更容易進入“心流”的狀態，會在忘我沉浸的狀態中，高效執行好自己的待辦事項，從而讓自己的工作狀態換個新模樣。
