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內部提拔:該選誰當繼任者?

添加時間:2019-01-25 10:50:04
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很多人都知道:對于資深崗位人員的任用,內部提拔優于外部招聘。內部提拔的好處之一就是可以激勵內部員工,有助于讓后備人才力量強大而充滿活力。但是,內部提拔也是有門檻和難度的,那么,該選誰當這個繼任者呢?

1  招聘總經理秘書

最近,M公司的人力資源經理沈茜接到一個招聘需求——總經理秘書。在公司服務了十年的前總經理秘書移居國外,公司需要盡快補充一位。總經理給出的要求是:組織協調能力強,工作認真負責。

沈茜在總經理的要求之外補全了其他條件,包括學歷、工作經驗等等,薪酬大概在月薪1.5萬元左右,與前任的薪酬水平相近。

廣告發出去之后,前來應聘的人很多,但是經過一個多月的面試,竟然沒有找到一個合適的。要么是總經理看中的候選人,其薪資要求遠遠超過了預算;要么就是薪資期望符合條件的,應聘者本身的素質又與招聘要求差距很大。

沈茜明白,這個崗位的人一定難招,因為總經理總是會拿前任來與之相比,無形中就提高了標準。隨著時間的推移,總經理開始明確表示出對招聘工作的不滿:“一個秘書崗位,怎么就招不到人呢?”

無奈,沈茜向一位資深同行請教。“為什么不從內部提拔一位呢?”同行一句話點醒了沈茜。是呀,五百多人的公司,十來個部門,助理、文秘等文職人員至少也有十幾位,怎么就不能從中選出一個合適的總經理秘書呢?

2 啟動內部招聘

事實上,內部選拔有時候比聘用外部人員的風險更大。這主要是因為,企業往往不能恰當地評估內部人員。

從外部招聘,HR必須制訂一份正式的職責描述,從較大的范圍選擇候選人,再經過多輪面試和深入的背景調查才能最終確定人選。但對熟悉的同事,HR可能不會進行這樣深入細致的工作,因為他們會不自覺地把內部人員的貢獻和業績作為對其能力的證明,繼而忽視新崗位對他們帶來的挑戰。

為了避免上述問題,沈茜反復推敲后擬定了候選人應具備的條件:

第一,工作滿5年以上。工作5年以上的老員工對公司業務以及內部情況都比較熟悉,而且相對地,5年的時間也足以讓同事們熟悉他,對他的人品和工作能力有較充分的了解。

第二,有文職類工作經驗,熟悉公文的撰寫、文檔管理工作。這是作為總經理秘書最基本的一項素質要求,為其以后在崗位上更好地開展工作奠定基礎。

第三,有跨部門協調的工作經驗。

根據這三個必要條件,沈茜共篩選出以下5名候選人:

銷售總監助理A,其工作性質就是協調客戶與公司內部各部門之間的關系,可以說,A的協調能力不弱于前任總經理秘書。

質量部體系主管B,她在負責質量體系管理工作過程中,經常有大量的文件檔案需要管理,而她都能夠輕松應對;此外她還需要監督各部門的執行情況,這項工作她也做得得心應手。

工藝技術總監助理C,他對生產和技術非常熟悉,經常協調采購、生產、質量各部門的工作。

行政經理D,當前任總經理秘書有事請假外出時,都是由她來臨時替代工作,對該崗位工作比較了解。

人力資源部培訓主管E,她是沈茜的直接下屬,負責員工的培訓工作,對公司各個部門的業務流程非常熟悉。

沈茜考慮了總經理秘書這個職位在將來會面臨怎樣的挑戰,或者候選人是否具備迎接挑戰所需要的主要能力特征,又反復思考推薦這五位候選人的可行性:再招一位行政經理也不是件容易的事,所以行政經理D就不做考慮了。至于候選人E,她是自己的得力愛將,留作儲備,萬一其他人都不合格再推薦她。最后她決定向總經理推薦前三位。

3 誰是最佳人選

第一步:獲得上級批準

第二天,沈茜先把自己的想法向總經理做了匯報,同時推薦了A、B、C三位人選。總經理仔細審閱了三位候選人的檔案資料后,感覺都不錯,就說:“我來和他們談談吧。”沈茜說:“還是由我先和他們溝通一下吧,還得征求一下他們直接領導的意見。”沈茜心想,如果讓部門老大知道她在“挖墻腳”,這不是在拉仇恨嘛。總經理同意了,不過要求沈茜盡快執行。

第二步:與目標人選及其直接領導溝通

沈茜分頭去找三位目標人選以及他們的直接領導商量。出乎意料的是,三位候選人對總經理秘書的職位都表示出濃厚的興趣,畢竟這是一次難得的晉升機會。經過溝通,三位候選人的直接領導也都同意自己的下屬去做嘗試,只是表示,如果自己的下屬被提拔了,就請人力資源部門盡快補充職位空缺。

第三步:競聘上崗

沈茜向總經理匯報了溝通結果,內部提拔既尊重了個人意愿,又得到候選人直接領導的首肯,總經理很高興。接下來就是從候選人當中三選一了。這下沈茜又犯愁了,三位到底選哪位好呢?那就公開競聘吧!

第二天,沈茜擬出了競聘的實施辦法。競聘包含考試和評選兩個環節。為了公平起見,評選小組由總經理和三位候選人的直接領導組成,分別對三位候選人進行評估。

考試分為筆試和面試,筆試不考業務知識,因為三位候選人對業務都很熟悉,主要是讓他們每人寫一篇競聘演講稿,主題是“如果我當總經理秘書”。面試則由評選小組結合每人的競聘演講內容進行提問。

考試結束后分別打分,得分最高的人競聘成功。其余兩位由總經理頒發積極參與獎。

第四步:安撫落選者

忙忙碌碌了幾天之后,終于選出了新任的總經理秘書——原質量部體系主管。總經理比較重視下達指令的執行情況,而她熟悉公司的各個運作流程,跟進督促的能力較強。

對于兩位落選者,沈茜及時與他們溝通,給予鼓勵,并告訴他們總經理會親自給他們頒發參與獎,并且這項嘉獎會記錄在人事檔案中,對于年度績效評分和今后的晉升都有加分。

第五步:接替計劃

總經理秘書的人選落實了,隨之而來的就是填補質量部體系主管的崗位空缺。好在之前沈茜就和質量部經理商量過,可以將原先的體系專員提拔到主管崗位,而這位專員在原體系主管領導下工作了三四年,工作能力倍受好評,獲得晉升也是理所當然。

空缺出來的質量部體系專員崗位,沈茜起初嘗試以減少編制來解決,質量部經理對此也表示贊同。但運轉了幾天后發現,該崗位的工作量實在太大,減少編制的辦法根本行不通。最終,沈茜將當時的前臺人員調到質量部體系專員的崗位,這也算是個皆大歡喜的安排。

現在,人力資源部只需要再招聘一名前臺人員即可,招聘難度明顯下降。不過這次沈茜仍想提高招聘要求,因為她思考的不只是招聘一位前臺人員,而是未雨綢繆——有個部門的助理剛剛結婚,一旦這位助理懷孕待產,屆時新招來的這位前臺人員也剛好工作了一年多,正好去替補……

創新領導力的研究證明,在任命時只有在較大范圍內平等地同時考慮內部人員和外部人員,才能找到最佳人選。外部招聘難,但內部招聘更不輕松。實際上,內部招聘工作“動一發而牽全身”,因此,一定要做到公正、公平,要對理想人選認真界定,客觀全面評估每位候選人。經過比較判斷,才能做出更好的用人決策,同時也能避免任命“自己人”去擔當其不能勝任的職位。
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