最近和一位HR朋友小朱聊天時，她向我說起困擾自己多年的問題：小朱的公司是家外企，日常工作中與上司或其他部門的交流都習慣于通過郵件，但令她苦惱的是看郵件的人經常誤解自己的意思，還有幾次因為小朱寫的郵件內容得罪了別人，引起部門間矛盾，而受到了領導的批評。
“我明明表達的是這個意思，為什么他們看不明白還要冤枉我呢？”小朱心里很委屈。
也許像小朱一樣文字表達能力不強的HR有很多，讓你上臺組織培訓可以666，或者讓你核算薪酬還勝過專業的會計師，但是到寫郵件、寫總結、寫材料時卻痛苦萬分……
01
文字，可以是發揮HR影響力的一把利器
多年前，我在一家會計師事務所擔任員工關系經理，當時公司有一名年僅28歲的審計業務員得了癌癥。HR老大找到我，希望我可以寫一篇文案，發揮HR的影響力來號召全體同事給他捐款。
年紀輕輕就得了癌，確實值得同情。我花了一晚上，很用心地去寫了份文案，說明這名員工來自江西農村，從小家境不好，父母含辛茹苦培養他讀書成才；工作后他很拼，出差、加班都毫無怨言，并且一直有個屬于審計人的夢想，那就是通過自己的努力做到合伙人，賺錢回報自己的父母，奈何造化弄人，讓他得此重病。
當時寫完這篇文案，連我自己都給看哭了！
后來HR部門通過內部系統群發文案出去，成功號召了公司上下給他捐了十多萬元，緩解了巨額醫療費的難題，更有同事幫他去外網擴散募捐。
從那件事以后，我真心體會到原來HR的影響力也可以體現在文字上，那真是一種神奇的力量。
職場上流行一句話：“HR經常吃力不討好，那是因為你沒有影響力！”
而我想說：“想要做個有影響力的HR，請先讓你的文字更有影響力！”
當你為應聘者寫一份面試邀請，是否考慮過你的文字足夠有誠意？
當你向老板交一份培訓方案書，是否考慮過你的文字足夠有說服力？
當你給業務部門寫一份考核說明書，是否考慮過你的文字足夠接地氣？
而Email更是咱們HR日常工作中不可缺少的一個工具。當你作為發信人寫Email文字的時候，要思考你想表達什么給對方，或者站在對方立場考慮該如何寫。你寫的字，就反映出你的專業態度和能力。
02
HR，如何讓你的文字表達更清晰
HR在日常工作中，將面對各種信息傳遞、制度擬定、項目匯報、工作總結等，你總希望能夠清晰地表達自己的觀點，以便讓同事和領導認可你的專業性。
也許一項工作你自己很清楚，但往往在落筆寫材料時卻不知道如何表達，拿到HRD或者老板手上，覺得你把簡單的問題復雜化，或者使人不知所云，很可能就否定了你的方案。
那么怎樣做才能讓我們的文字表達更清晰呢？在此分享芭芭拉·明托的“金字塔原理”。
金字塔原理是由麥肯錫的第一位女性咨詢顧問巴巴拉·明托于1973年提出，是一種結構化思維的方法，因其展現的框架結構酷似埃及金字塔而得名。該方法有以下四個基本特征需掌握：
一、結論先行
結論先行，也就是一個中心思想，一句話說明你想做什么？HR在寫材料之前一定要進行深入的思考，將自己想表達的中心思想提煉出來，只有想清楚了，落筆才能行云流水。
二、堅持“自上而下”的原則
通過中心思想往下延伸任何一個層次上的思想都必須是其下一層思想的概況，從而建立一個思想的金字塔。
三、堅持“相互獨立、完全窮盡”的原則
一篇清晰的文字材料，首先各層次的思想必須屬于統一范疇；其次各層次要歸類清楚，做到相互獨立不打架；最后每個層次的思想要寫透徹、寫全面。
例如，在寫人才梯隊建設的時候，就不要無限擴散到績效、勞動關系模塊，而且要把人才梯隊建設所包含的關鍵要素都寫全，不能有遺漏。
四、采用一定的推理方式
在金字塔原理中，有演繹推理和歸納推理兩種方式。演繹推理是線性推理方式，即由一個大前提和一個小前提推導出一個結論的論述形式，例如HR寫項目方案時常用的三段論：
（一）出現的問題；
（二）產生問題的原因分析；
（三）解決問題的方案。
而歸納推理通常由若干個具有相似性的事件推導出一個概括思想。例如，HR為產品經理候選人小張寫面試評估意見時可以這么描述：
（一）小張不會做需求分析；
（二）小張不會畫線框；
（三）小張不會寫需求文檔；
（四）小張與人溝通能力較差。
歸納后推導出面試評估意見：候選人小張不能勝任產品經理一職，建議考慮其他人選。
我相信各位HR同仁通過運用金字塔原理去寫文字材料，一定能夠表達得非常清晰，從而更有影響力。
今天我們僅僅了解金字塔原理并不重要，更重要的是學以致用，知行合一，這樣才會對HR的工作真正帶來價值！
03
HR的文字要體現出HR的價值
我有一位HR朋友，專業能力很強，很快就被公司提拔做了人力資源部經理。職位升到中層后，老板就開始要求他提供各種各樣的人力資源報告。
但是這位專業HR朋友寫出來的報告老板卻常常不滿意。我問他：“老兄，你平時都怎么寫報告啊？”他就給我發來一份寫過的報告看看。
報告長篇大論寫了很多，數據也不少，例如：公司本科及以上學歷員工占比60%，本科以下學歷員工占比40%；公司男員工占比55%，女員工占比45%；2018年，公司共離職30名員工，新入職25名員工……
報告的內容看似很充實，但是看完了，然后呢？文字寫了那么多，是要說明或者解決一個什么樣的HR問題？最核心的內容反而沒有寫出來。
難怪老板不滿意，因為HR并沒有給他解決任何問題，沒有給他產生任何價值。
圈子里有很多HR常常會抱怨老板不懂人力資源，不專業。但是反過來想，老板負責的是公司的運營和全局，他要買單，看重的是價值，如果HR的人力方案沒有告訴老板好處在哪里、風險在哪里，又怎么指望得到他的認可呢？
所以，要使HR變得更有影響力，你寫的文字一定要從人力資源價值的角度去思考：
第一、找公司老板或者業務部門談一下，了解公司的業務方向、服務或產品特點、市場行情等，你寫的東西必須接地氣、“說人話”才行；
第二、搜集相關信息，提煉核心數據，HR拿出來的文字絕不能靠主觀臆測，必須擺事實、講道理；
第三、要發揮HR的專業功底，找到存在的問題，并提出具有可操作性的人力資源解決方案，注意方案最好是經過論證和比較的，給老板做選擇題遠遠勝過做問答題；
第四、HR的服務其實也可以是產品服務，所以我們需要把產品可能的收益與風險都以文字形式呈現出來。
我相信，做完以上四點，你腦子里應該有要寫的東西了。
錢鐘書在《圍城》中說：“思想是不出聲的語言。”
這個時代，當各種先進的管理理念、方法論充斥著我們HR時，也許你在某些方面的能力得到了“進化”，但同樣也可能有很多能力在不知不覺地退化，其中“不出聲”的文字能力就是很容易被忽視的那一種。
優秀的文字能力，或許它對你的影響只是潛移默化，但在提升文字水平的同時，其實也是在提高我們的思維能力。
我相信，“寫”是一項可以習得的能力，只要我們堅持不懈、刻意練習，每天踏出堅實的一步，你終將會成為一名有影響力的HR。
